Fungování systému

Systém může pracovat podle několika základních postupů. Podle konkrétních požadavků jednotlivých redakcí je samozřejmě možné tyto postupy (workflow) upravit  a detailně nastavit.

Vzorová workflow jsou rozkreslena v pravém sloupci této stránky.

Popis oběhu dokumentů v rámci redakčního systému:

(lze vyzkoušet na aktivním demopřístupu viz http://demo.vedeckecasopisy.cz)

  • 1. Autor se zaregistruje a zaloguje do systému. V systému klikne na "Submit new article", poté vyplní odesílací formulář (abstrakt, klíčová slova, …) a nahraje rukopis článku.
  • 2. Přihlásí se redaktor (executive editor), zkontroluje zda má článek všechny náležitosti. Může článek kompletně ze systému vyřadit, nebo poslat autorovi k úpravě, nebo přesunout do lektorovací fáze.
  • 3. V lektorovací fázi redaktor vybírá lektory (v záložce Reviewers), a posílá jim mail s žádostí o lektorování.
  • 4. Lektoři (=oponenti) obdrží e-mailem požadavek k připomínkování článku. Pokud se rozhodnou k lektorování, systém jim umožní přístup k článku. Článek si mohou stáhnout, sepíší připomínky k článku a tyto nahrají do systému.
  • 5. Redaktor průběžně sleduje přibývající lektorské posudky. Sesumarizuje jejich výsledky a pošle je přes systém autorovi k zapracování.
  • 6. Autor upraví text článku tak, aby vyhověl připomínkám, a novou verzi článku nahraje do systému.
  • 7. Redaktor může opět poslat článek lektorům.
  • 8. Lektoři shlédnou vypořádání připomínek, skrz systém zašlou případné námitky, nebo vypořádání akceptují.
  • 9. Je-li vypořádání všech připomínek akceptováno, redaktor odešle článek k finalizaci.

Rukopisy se nahrávají a připomínkují v libovolném formátu dle požadavků redakce. Jako přílohu je možné nahrát jakýkoliv soubor, který bude později potřeba při sazbě.

Všechny aktivity jsou systémem zaznamenávány a jsou zpětně dohledatelné (kdo, kdy dělal co a s jakým článkem).

Obecné členění uživatelkých rolí:

  • Autor – většinou anonymní uživatel, který nahrává články, které chce publikovat; přijímá připomínky ke svým článkům a upravuje články tak, aby vyhověl připomínkám
  • Redaktor (executive editor) – uživatel, který řídí workflow jednotlivých článků – přiděluje nové články editorům, odesílá články se zanesenými připomínkami k finalizaci, publikuje hotové články
  • Editor – pomáhá executive editorovi s vyhledáváním vhodných lektorů, rozhoduje o nevyřešených připomínkách. Tato role není v demo systému zahrnuta.
  • Lektor (oponent) – většinou anonymní uživatel, který připomínkuje nově nahrané články (peer review)